Coraz więcej firm korzysta z oprogramowania  usprawniającego zarządzanie przedsiębiorstwem, jednak wciąż mamy na tym polu wiele do zrobienia. Jednym z powodów, które opóźniają wdrożenie systemów BI jest cena. Pytaniem, które warto sobie zadać – co firma traci, jeśli nie używa systemu BI?

Boimy się tego, czego nie znamy. To truizm, który sprawdza się zwłaszcza w sytuacji gdy nie do końca możliwe jest określenie pełnych kosztów zakupu i wdrożenia nowego oprogramowania.

Kiedy pytamy firmy, dlaczego nie używają rozwiązania Business Intelligence (BI), często odpowiadają: „To jest zbyt drogie”. Zdarza się również, że kilka lat temu rozważali oprogramowanie BI, ale jego cena znacznie przekraczała ich budżet, lub nie byli w stanie pokryć kosztów IT związanych z wdrażaniem, szkoleniem i jego utrzymaniem.

Tymczasem używając oprogramowania business intelligence nawet relatywnie małe firmy mogą wykorzystać potęgę analizy biznesowej, która kiedyś była zarezerwowana dla dużych korporacji. A ponieważ jest przeznaczone dla nietechnicznych użytkowników biznesowych, BI nie wymaga zespołu programistów. Zamiast prosić dział IT o stworzenie raportu, dodanie kolumny lub filtrowanie danych w celu uzyskania dokładniejszych informacji, użytkownik biznesowy może to zrobić samodzielnie.

Dzięki elastycznej analizie biznesowej użytkownicy biznesowi mogą natychmiast uzyskać potrzebne dane. Zamiast podejmować decyzje na podstawie danych z przed kilku dni lub nawet tygodni, uzyskują dostęp do informacji w czasie rzeczywistym.

Chociaż MŚP zwykle nie dysponują budżetem i zasobami większych przedsiębiorstw, nie mają jednocześnie takich samych ograniczeń w zakresie skomplikowanej infrastruktury IT i dostępu do danych do analiz biznesowych. MŚP również zwykle w pełni wykorzystują swoje inwestycje, wdrażając swoje BI dla szerszego grona odbiorców, udostępniając je wszystkim decydentom. Ta elastyczność i brak biurokracji ułatwia MŚP szybsze dostosowywanie się do zmian niż w przypadku dużych organizacji. Pod wieloma względami MŚP są faktycznie w lepszej sytuacji, aby skorzystać z wdrożenia rozwiązania Business Intelligence niż większe firmy.

Co narzędzia BI wnoszą do firmy?

O konkurencyjności na rynku decyduje nie tylko aktualna kondycja przedsiębiorstwa, jego wyniki czy liczba klientów. Kluczowe znaczenia ma również umiejętność dopasowania do zmieniających się warunków. Mogą to być rosnące oczekiwania klientów, wprowadzenie przez konkurencję nowych produktów, ale także otoczenie rynkowe. Rok pandemii jest dowodem na to, że w wielu branżach to właśnie elastyczność potrafi przesądzić o „być albo nie być”. Jest ona możliwa wtedy, kiedy proces decyzyjny w firmie jest możliwie jak najkrótszy, zarząd ma dostęp do najważniejszych danych finansowych zarówno w skali mikro jak i makro, a jednocześnie organizacja potrafi efektywnie działać i zapewnić sprawny przepływ zadań i informacji między pracownikami.

Oto kilka powodów, dla których wdrożenie systemu BI może się opłacić:

• o wiele łatwiej jest podejmować świadome decyzje
• to ustrukturyzowany sposób na zwiększenie przychodów
• zwiększa przewagę konkurencyjną nad innymi graczami w branży, w tym większymi firmami
• poprawia efektywność firmy
• poprawia jakość obsługi klienta

To są kluczowe czynniki sukcesu. Próby analizy danych bez BI są niezdarne – informacje są często zestawiane w tabelach w arkuszach kalkulacyjnych. Gromadzenie danych jest czasochłonne i żmudne, a co więcej, wyniki nie zawsze są dokładne. Chociaż program Microsoft Excel ma wiele doskonałych zastosowań, to jak użycie młotka, gdy potrzebujesz kafara. Gdy chcesz przenieść firmę na wyższy poziom, potrzebujesz większych, lepszych, szybszych i wydajniejszych narzędzi.

Opóźnione decyzje mogą wiele kosztować

Analiza biznesowa przygotowana w systemie BI może służyć do znajdowania odpowiedzi na wiele różnych pytań, takich jak określanie, kto jest najcenniejszym klientem, co jest najbardziej dochodowym produktem lub usługą, lub obliczanie bieżącej efektywności firmy w porównaniu z przeszłością. Biznes, który nie pozyskuje tak cennych informacji, niezależnie od swojej wielkości, może łatwo zostać w tyle za konkurencją.

Proces „ręcznego” wprowadzania i weryfikowania danych przez pracowników jest znacznie dłuższy, zaś dane finansowe spływają po czasie. W efekcie decyzje podejmowane są nie na podstawie aktualnego stanu przedsiębiorstwa, tylko informacji mniej lub bardziej archiwalnych. Tymczasem spóźnione decyzje mogą przekładać się np. na dalszą sprzedaż nierentownego produktu, nadmierną produkcję niektórych towarów czy nałożenie zbyt niskiej marży. Są to realne koszty, które firma ponosi tylko dlatego, że proces tworzenia raportów z poszczególnych działów trwa zbyt długo.

Rozproszone dane są bezwartościowe

Niezależnie od tego, czy Twoja firma zupełnie nie korzysta z oprogramowania biznesowego, czy wykorzystuje różne systemy np. do procesów księgowych, produkcji, CRM istotą jest skuteczna i płynna konsolidacja danych. Tam, gdzie brakuje integracji systemów lub wszystkie dane wprowadzane są ręcznie, wciąż kluczowe z punktu widzenia zarządu informacje takie jak: aktualne przychody i koszty, kondycja finansowa przedsiębiorstwa – nie są w pełni przejrzyste. Wymagają dodatkowych analiz, a więc także czasu, aby móc wyciągać właściwie wnioski.

Nieodpowiednia integracja może doprowadzać również do sytuacji, w których dane są analizowane w niewłaściwym kontekście lub tego kontekstu są pozbawione. Uniknięcie tych problemów umożliwiają systemy takie jak Qlik. Możliwość szybkiej, zautomatyzowanej konsolidacji danych, zyskała jeszcze większe znaczenie w obliczu pandemii i udowodniła przewagę firm, które z niej korzystają.

Koszt utraconych klientów

Konkurencja na rynku jest coraz większa, co powoduje, że klienci detaliczni stają się bardzo wymagający. Bieżące informacje o czasie realizacji zamówienia czy statusie zamówienia, stają się niezbędnym elementem. Informacji o obsłudze zamówienia wpływają na optymalizację pracy, ale decydują również o tym, czy klient powróci czy przejdzie do konkurencji oferującej mu lepsze warunki obsługi. Koszt pozyskania nowego klienta jest znacznie wyższy niż utrzymanie obecnych, a dodatkowo w wielu branżach to właśnie lojalni konsumenci generują najwyższe przychody. Coraz częściej podobne wymagania można również zauważyć w obszarze B2B.

Dlaczego analiza danych jest niezbędna?

Ilość informacji szybko rośnie, a budżety IT są ograniczone. Ta surowa rzeczywistość oznacza, że ​​współczesne firmy muszą lepiej zarządzać danymi. Wyobraź sobie dyrektora ds. Informatyki, który podejmuje się agresywnych działań w zakresie redukcji kosztów, szukając poprawy jakości danych, niezawodności i wydajności przetwarzania. Prezes jest także zainteresowany szybkim wprowadzaniem nowych produktów na istniejące i wschodzące rynki. Jednak uczynienie posiadanego „worka” danych – w tym ogromnych ilości danych generowanych przez kanały mediów społecznościowych – gotowych do reagowania i bezproblemowej integracji w celu wspierania tych wysiłków to nie lada wyczyn. Ważne jest również, aby rozbudowywać środowisko danych w sposób ustrukturyzowany, który wspiera usprawnioną integrację. Alternatywą jest rezygnacja z analizy biznesowej na rzecz „spaghetti” danych.

Zaniechanie może oznaczać utracone możliwości uzyskania przychodów lub, co gorsza, niezadowolenie klienta. Im więcej masz segmentów klientów, im więcej produktów oferujesz i im więcej obszarów geograficznych obejmujesz, tym bardziej przydatny będzie BI dla Twojej firmy. Twoje dane będą bardzo złożone, tworzone przez wiele systemów w różnych formatach, ale zasadniczo będą zawierały te same informacje biznesowe. System Business Intelligence może pomóc w uzyskaniu pewności, że Twoje dane są wiarygodne, niezawodne i bezpieczne. Dlaczego nie miałbyś go użyć? Wszak brak analizy danych może spowodować różnicę między zyskiem a stratą lub między skromnym zyskiem a spektakularnym sukcesem.