Pracując przez wiele lat jako konsultant i dziennikarz, ciągle natrafiam na nowe środowiska i kultury korporacyjne, gdzie jestem bombardowany akronimami i terminami, które dla mnie nie mają większego sensu. A jednak kryją się za nimi ciekawe rozwiązania.

Business Intelligence, OLAP, Data Warehouses, Data Marts, SQL Server, IaaS, PaaS , SSRS, PeformancePoint, ERP, CRM – to tak zwane buzzwords, czyli “modne terminy”, które same stały się modne i dorobiły się nawet własnej definicji. Jak podaje słownik Merriam-Webster: buzzword to „ważnie brzmiące, zwykle techniczne słowo lub fraza, często mało znaczące, używane głównie do zaimponowania laikom.”  Jest w tym na pewno odrobina prawdy, gdyż „wtajemniczeni” odczuwają satysfakcję z przynależności do elity, zapominając o tym że użytkownicy końcowi najczęściej uciekają od rozwiązań których nie rozumieją. Któż w końcu chciałby okazać własną indolencję?

Nie oznacza to, że wciąż pojawiające się nowe technologie mają niewielkie znaczenie. Przeciwnie! Rozwiązanie jakim jest Business Inteligence jest niezwykle pożyteczne i może realnie pomóc w ograniczeniu kosztów i zwiększeniu zysków w niemal każdej firmie.

Rozszyfrowywanie enigmy

Ponieważ firmy dążą do realizacji swoich celów na rynku i jednocześnie zmagają się z konkurencją, nic dziwnego, że odczuwają potrzebę wiarygodnych informacji opartych na rzeczywistych i łatwych do wykorzystania danych. W istocie potrzebują „inteligencji biznesowej”, która pomoże powiązać dane z różnych źródeł, systemów i w sposób przejrzysty je zwizualizować. Niestety gromadzenie danych (nie mówiąc już o ich użyciu) wymaga czasu – którego brakuje, a czasem technologia, która została wprowadzona, aby pomóc przedsiębiorstwom w osiągnięciu celów, tylko pogarsza sytuację. Mnożą się akronimy, niejasne frazy i pozornie absurdalne modne słowa.

Business Inteligence jak każde oprogramowanie, ma swój własny zestaw terminów używanych przez tych, którzy rozumieją tę technologię. Nie martw się jednak. Dzięki zrozumieniu potrzeb, jakie elementy BI spełniają w firmie, będziesz na dobrej drodze do ich skutecznego wykorzystania.

Jeśli Twoja firma jest podobna do większości, masz mnóstwo danych (w dużej mierze przypominających lawinę śnieżną) spadających codziennie na Twoją firmę. Czekany i raki nie przyniosą Ci wiele dobrego, ale dokładne zrozumienie Business Intelligence daje coś bardzo przydatnego – zamienia szum informacyjny i surowe dane w użyteczne, niezawodne i aktualne źródło informacji.

Chociaż systemy komputerowe pomagają rozwiązać wiele problemów w biznesie, używają tak wielu różnych rodzajów programów, że nie zawsze mogą się ze sobą łatwo komunikować. Ogromna liczba systemów składa się na nowoczesną organizację – płace, księgowość, wydatki, zapasy, sprzedaż, relacje z klientami, licencje na oprogramowanie i tak dalej. Wiele z tych systemów ma własne bazy danych i sposoby ich przechowywania. Łączenie danych z plątaniny systemów – nie mówiąc już o robieniu z nich czegoś użytecznego staje się niezwykle trudne.

I tu na scenę wchodzi rozwiązanie – Business Intelligence które tworzy „duży obraz”, przechowując i organizując dane z wielu różnych systemów w jednym użytecznym formacie. Chodzi o to, aby dane były łatwo dostępne do raportowania, analizy i planowania. Hurtownia danych to centralna baza danych stworzona właśnie w tym celu: dzięki czemu dane ze wszystkich tych źródeł są użyteczne i dostępne dla organizacji. Chodzi o to, aby zapewnić decydentom informacje potrzebne do podejmowania krytycznych decyzji biznesowych.

Analiza i raportowanie danych

Jak łatwo możesz sobie wyobrazić, ilość danych zawartych w nowoczesnym biznesie jest ogromna. Gdy jest ich mało, można po prostu użyć programu Microsoft Excel i przeprowadzić wszystkie potrzebne analizy ad-hoc za pomocą tabeli przestawnej.

Excel jest tak popularnym narzędziem danych, że większość firm, które znam, używa go do prowadzenia swojej działalności. Jednym z dobrych powodów jest to, że program Excel można zainstalować na komputerze lokalnym bez potrzeby administratorów i serwerów.

Excell nie jest jednak bez wad, które pojawiają się z czasem przy intensywnym wykorzystaniu:

✓ Gdy pracownicy zaczynają biegle posługiwać się programem Excel, często proponują niestandardowe arkusze kalkulacyjne, które bardzo dobrze wykonują określone zadania, ale korzystanie z nich może być trudne. Dostosowany arkusz kalkulacyjny może stać się tak niewygodny, że nikt (często nawet pierwotny twórca) nie rozumie, jak działa lub jak go zaktualizować.

✓ Jeden oryginalny plik może wywołać setki mutacji, gdy jest przekazywany od osoby do osoby, wysyłany pocztą elektroniczną i nieznacznie modyfikowany pomiędzy nimi. W końcu nikt nie może być pewien, która wersja dokumentu Excel jest „poprawna”, a które wersje zostały zmienione, zaktualizowane, a nawet sfałszowane.

W dodatku gdy wiersze danych sięgają milionów, Excel nie jest w stanie samodzielnie przeprowadzić analizy. Gdy masz hurtownię danych, prawdopodobnie nie chcesz patrzeć na wiersze i kolumny danych – zamiast tego chcesz wizualizować dane i nadać im znaczenie. Budowanie raportów, które odpowiadają na określone pytanie (lub zestaw pytań), oznacza pobieranie surowych danych i przekształcanie ich w informacje, które mogą być wykorzystane do podejmowania inteligentnych decyzji biznesowych.

Oprogramowanie Business Inteligence tworzy raporty, wykonując odrobinę magii – ma funkcje, które mogą sprawić, że Twoje raporty będą tak wyszukane, jak tylko chcesz – wskaźniki, wykresy, agregacje i wiele innych niesamowitych sposobów wizualizacji danych.

Jeśli wcześniej korzystałeś z tabel przestawnych programu Excel, pomyśl o BI jako o ogromnej tabeli przestawnej z setkami możliwych punktów odniesienia i milionami wierszy danych. Tabela przestawna umożliwia zmianę kolejności i sumowanie danych w oparciu o różne kryteria. Na przykład możesz zobaczyć podział sprzedaży według regionów, produktów i przedstawicieli handlowych w dowolnym okresie, a następnie szybko ponownie uporządkować grupy, aby uwzględnić kategorię produktu, stan i sklep.

W dzisiejszych czasach – jak nigdy dotąd – informacja jest potęgą. Hiperkonkurencyjne firmy żyją z danych przesyłanych ze złożonej plątaniny ludzi, systemów i procesów. Przed komputerami armie ludzi potrzebowały tygodni lub miesięcy na kompilację danych biznesowych – a jeszcze więcej czasu na przekształcenie ich w użyteczny format. W naszym współczesnym świecie systemów komputerowych masz góry danych na wyciągnięcie ręki, a przez cały czas przybywają kolejne. Problemem nie jest gromadzenie i kompilowanie danych, ale wyodrębnianie tych samorodków cennych informacji, których potrzebujesz. Szybko – zanim zrobi to konkurencja.