Jak systemy business intelligence usprawniają analizę danych w rolnictwie. Case Study firmy PROCAM Polska.


Czy zaawansowane analizy biznesowe są domeną jedynie sektora finansowego? Nic bardziej mylnego – business intelligence sprawdza się w wielu „przyziemnych” sektorach gospodarki. Na przykład w rolnictwie, czego doskonałym przykładem jest spółka PROCAM, specjalizująca się we wsparciu produkcji rolnej.

Spółka PROCAM założona 15 lat temu przez Zbigniewa Tomasika od początku swego istnienia prowadzi aktywną działalność w sektorze dystrybucji materiału siewnego, środków ochrony roślin oraz doradztwa agronomicznego.
Początki były trudne – polscy rolnicy byli na niskim poziomie kultury agrarnej – dominowały małe, nisko wydajne gospodarstwa rolne. Po wejściu Polski do Unii Europejskiej rolnik stał się przedsiębiorcą rolnym, a wielu mieszkańców wsi wyzbywało się gospodarstw, w których produkcja była mało opłacalna. Szybko zachodzące zmiany na polskiej wsi i towarzysząca im komasacja ziemi stworzyły podstawy do rozwoju nowoczesnego rolnictwa.
Wraz z wejściem do Unii firma Procam zyskała nowego Partnera z Wielkiej Brytanii, który nabył 80% udziałów. Dziś Procam pod względem obrotów jest w pierwszej piątce polskich firm agrarnych, zaś jego przychody przekraczają 1 mld zł. Dzięki wprowadzeniu nowoczesnych metod zarządzania polski oddział jest obecnie większy pod względem obrotów od swego głównego, brytyjskiego udziałowca.
Procam to również lider we wprowadzaniu innowacji produktowych – wspólnie z polską firmą BioGen oferuje produkty z małym udziałem chemii, skupiając się na nowatorskich procesach zasiewu i uprawy.

Uprawa roślin jest wyzwaniem!

Od początku swej działalności Procam miał ambicję stworzenia kompleksowej oferty doradczej, dostarczającej wszystko, co jest potrzebne do całorocznej produkcji rolnej. Począwszy od materiału siewnego, poprzez nawozy, aż po ochronę upraw. Firma oferuje produkty które gwarantują najlepszy zwrot z inwestycji w wielu kategoriach w zależności od upraw i potencjalnych szkodników.
Główni klienci firmy to gospodarstwa powyżej 100 hektarów przy tradycyjnych zasiewach, a w przypadku sadownictwa to 15 ha. Dotarcie do odbiorców końcowych realizowane jest poprzez agronomów, którzy pełnią rolę doradców – docierają do rolników, którym oferowana jest cała technologia upraw, a nie tylko poszczególne produkty.
W momencie zakupu powstaje zobowiązanie wobec firmy Procam, które jest zabezpieczone wyprodukowanymi płodami rolnymi. Te z kolei trafiają do dużych producentów żywności. Rozliczenie jest w momencie zebrania plonów, bez względu czy nabywcą jest Procam, czy też inny odbiorca.
Zróżnicowana oferta podzielona na różne grupy towarowe w zależności od regionu, pory roku, typu zasiewu, a z drugiej strony olbrzymi krąg odbiorców to olbrzymie wyzwanie dla zarządu firmy. Zwłaszcza, że producenci rolni są przez firmę kredytowani, zaś dostawcy naliczają rabaty na podstawie zrealizowanych zamówień.
Obecnie Procam zatrudnia 350 osób, w tym 130 agronomów – często prowadzących własne gospodarstwa rolne, którzy obsługują ponad 20’000 klientów.
Strumienie danych płynące od dostawców, klientów i pracowników, którzy ich obsługują dostarczają olbrzymią porcję informacji. To jednak wiedza, której nie da się spożytkować używając „kalkulatora” jakim jest nawet najbardziej rozbudowany arkusz kalkulacyjny.

Skąd ten business intelligence ?

Od samego początku zarząd firmy miał świadomość, że sukces firmy jest bezpośrednio uzależniony od produktów z „najwyższej półki”, kompleksowej obsługi rolników i sprawnego zarządzania. Szybki wzrost uwypuklił pierwsze problemy. Zróżnicowana oferta, odmienny sposób rozliczania się z producentami i dostawcami – to wszystko powodowało, że firma gromadziła ogromne ilości danych z różnych źródeł. Dane te nie były zintegrowane z wewnętrznymi systemami. W takich okolicznościach proces przygotowania raportów w arkuszu kalkulacyjnym był czasochłonny i narażony na występowanie błędów.
Również zarządzanie obsługą towarów w magazynie było utrudnione, zdarzało się więc, że towary zalegały w magazynach, w efekcie czego sam proces realizacji zamówień był dłuższy.
Firma zaczęła się rozglądać za oprogramowaniem, które byłoby w stanie „wycisnąć” więcej z danych, które były na wyciągnięcie ręki. Powstały 8 lat temu dział kontrolingu potrzebował oprogramowania, które powiązałoby różne źródła i umożliwiało szybkie sporządzanie raportów.
Pod lupę trafiły rozwiązania dwóch firm – SAS i Qlik i to właśnie parter tej drugiej firmy dzięki szybkiemu przykładowemu wdrożeniu podstawowej aplikacji zyskał uznanie.
Pierwszą aplikacją w QlikView była obsługa sprzedaży, bez powiązania z częścią kosztową. Aplikacja została przygotowana przez własnych pracowników działu analiz. Trwało to dość długo, gdyż osoby zajmujące się jej tworzeniem uczyły się jednocześnie specyfiki firmy jak i samego oprogramowania. Drugim etapem było napisanie aplikacji marżowej, co nie było proste, gdyż elementem marży jest bonus retrospektywny bazujący na danych ze zrealizowanych zakupów u dostawców.
Brak wzajemnych powiązań z różnymi źródłami danych przyczyniał się do powstawania błędów, doskwierał również żmudny proces ściągania danych.
W roku 2019 podjęto decyzję o wykorzystaniu nowszej wersji – Qlik Sense dającej większe możliwości w zakresie analizy i wizualizacji danych, oraz wsparciu zespołu kontrolingu przez konsultantów zewnętrznych.
Nieomal od początku Procam jest wspierany przez specjalistów z firmy Hogart Business Intelligence – jednego z głównych Partnerów Qlik w Polsce. Hogart BI wspiera te firmy, które nie mają odpowiedniego zaplecza, bądź też nie dysponują wystarczająco licznym zespołem. Zazwyczaj działa model mieszany – zespół wewnętrzny wspierany jest przez konsultantów partnera. Zewnętrzne wsparcie skraca cały proces, pomagając na każdym jego etapie – od projektu narzędzia, poprzez wdrożenia, a kończąc na szkoleniach.
Qlik Sense ułatwił przygotowanie analiz, a konsultanci firmy Hogart BI nie tylko przyspieszyli samo tworzenie aplikacji, ale również pomogli w zdefiniowaniu problemów i wypracowaniu rozwiązań. Bardzo szybko powstała obsługa należności i magazynu, równolegle powstała aplikacja kosztowa. Nie bez znaczenia jest również to, że Qlik Sense jest łatwiejszy w użyciu i mogą z niego korzystać pracujący na tabletach agronomowie.
Jak wspomina Joanna Stachowska – dyrektor finansowa Procam – wciąż marzyło nam się wykonywanie analiz w rozbiciu na regiony i poszczególne osoby w ramach grup produktowych. Dzięki Qlik Sense w ciągu roku zrobiliśmy więcej niż przez 5 lat. Mając aplikację sprzedażową i marżową w QlikView, które w międzyczasie stały się już nieco anachroniczne postanowiliśmy przenieść je do Qlik Sense.
Obecnie firma zatrudnia trzy osoby w dziale analiz, w pracy z systemem wspomaga je jedna osoba z działu kontroli należności, zaś użytkownicy końcowi to kilkunastu dyrektorów kategorii i regionów, oraz 30 kierowników oddziałów. Dzięki narzędziu NPrinting raporty na temat sprzedaży i należności trafiają mailem do dyrektorów. W perspektywie tego typu analizy mają trafiać bezpośrednio do agronomów. Wszystko działa w czasie rzeczywistym co jest niezwykle istotną zaletą Qlik.

Jest w tym sens

Qlik to w dużej mierze rozwiązanie typu self service, gdzie użytkownicy, którzy mają wiedzę i umiejętności obsługują aplikację samodzielnie. Zespół firmy zaangażowany jest w tworzenie aplikacji, ale ze względu na czas niezbędny do wykonania projektu potrzebuje zewnętrznego wsparcia. Hogart Business Intelligence daje gwarancję sukcesu i przyspiesza istotnie sam proces wdrożenia.
Tradycyjna praca przy wykorzystaniu arkusza kalkulacyjnego jest powolna – wymaga dystrybucji na wspólnym dysku, z którego jest pobierany przez kolejne osoby, te z kolei wprowadzają swoje zmiany co może zostać nie zauważone przez pozostałych.
Qlik eliminuje wady arkusza kalkulacyjnego, który:
• jest pozbawiony możliwości zarządzania
• posiada tyle wersji, ile osób bierze udział w jego tworzeniu
• generuje bardzo dużo błędów – brak jednej danej, niezaznaczona komórka skutkuje błędem całości
W konsekwencji należy skonsolidować wszystkie wersje i dopiero na tej podstawie można analizować wspólne wyniki.
W przypadku Qlik – wszystkie wersje trafiają w jedno miejsce, są łączone, przeliczane, dla wszystkich są używane te same, aktualne dane np. kursy walut. Przy tym Qlik jest szybki we wdrożeniu, łatwy w obsłudze, bezpieczny i skalowalny.
Użytkownicy dysponują jednorodnymi, spójnymi, przewidywalnymi i porównywalnymi danymi, które nie pozwalają na nieautoryzowaną ingerencję i dostęp, a kopiowanie i przesyłanie jest niemożliwe. Dzięki temu powstaje jeden – spójny obraz firmy.
Co niezwykle istotne analizy umożliwiają sprawdzenie w czasie rzeczywistym np. jakie zobowiązania ma konkretny klient, jaka jest średnia wartość należności, w podziale na nabywców, region czy produkt. Dodatkowo dzięki NPrinting, która zapewnia zautomatyzowany proces dystrybucji raportów i analiz w postaci plików PDF, Power Point, Excel wyniki analiz mogą trafiać również do osób spoza firmy – w postaci raportów rocznych i tym podobnych dokumentów.
• Dzięki Business Intelligence udało się firmie Procam powiązać dostawców, sprzedaż, magazyn, należności w pełnym przekroju oraz ocenę i rating klientów w połączeniu z danymi z systemu CRM.
• Firma ma pełną wiedzę na temat każdego z klientów – ile kupuje, z jaką marżą, który pracownik zajmuje się obsługą, jakie są należności, kiedy klient zapłaci i z jakim opóźnieniem, kto opiekuje się klientem od strony sprzedażowej, windykacyjnej i skupowej.
Niebawem dane na temat upraw w powiązaniu z geolokalizacją pozwolą pokazać efekty na mapie kraju. Dzięki aplikacji można ustalić jakie bonusy należne są firmie z uwagi na dokonane i planowane zakupy. Procam może to wyliczyć samodzielnie i wie – kiedy płaci, w jakiej wysokości i jak to wpływa na ceny zakupu.

Okiem użytkownika – czy to się opłaca?

Wyliczenie zwrotu z inwestycji nie jest proste, aczkolwiek możliwe, zaś korzyści są oczywiste.
To oszczędność czasu pracy – przed epoką systemów BI – 80% czasu poświęcane było na przygotowanie raportu, a 20% na jego analizę. Po wprowadzeniu BI proporcje zostały odwrócone. Większość czasu można poświęcić na faktyczną analizę uzyskanych wyników. Większa responsywność i wartość pozyskanych informacji to kluczowa zaleta. Bez narzędzi BI raporty, a w ślad za nimi analizy mają dużo mniejszą częstotliwość, bo ich przygotowanie zajmuje dużo więcej czasu. W przypadku Qlik raport jest dostępny na żądanie, bez względu na to jak wiele zmiennych zastosuje użytkownik.
Użytkownik zmienia miary i wymiary i dzięki temu może uzyskać dowolny raport schodząc na taki poziom szczegółowości jaki w danym momencie jest mu potrzebny. Tradycyjne metody analizy za pomocą arkusza kalkulacyjnego każdorazowo wymagają przygotowaniu nowego raportu – w przypadku BI ten problem nie istnieje.
Bieżące zarządzanie poziomem zapasów
Zdaniem Joanny Stachowskiej dzięki Qlik firma dużo szybciej może reagować na zmiany sytuacji – produkty są specyficzne, sprzedawane w określonych porach roku. Dlatego tak ważna jest aktualna, bieżąca informacja. Jeśli wiemy który produkt zalega w magazynie można uniknąć zbędnych rezerw, wiemy, ile produktów jest już zapłaconych, a zatem trzeba je sprzedać. Informacja nie ma wartości historycznej, jest przekazywana na bieżąco. Dzięki temu działamy szybciej od konkurencji.
Podstawa do pracy agronomów
Informacja, którą mamy „na jeden klik” to wiedza, dzięki której możemy zmotywować pracowników. Agronom nie dowiaduje się o efektach swojej pracy po upływie pół roku, gdy minął sezon i nic już nie może zrobić. Dzięki aktualnym raportom codziennie wie, ile mu brakuje do wykonania planu albo czy już go przekroczył. Ma wiedzę na temat tego czy dany produkt może sprzedać po niższej cenie – nawet bez zysku, bo na pozostałych produktach zarabia. Ma wiedzę jak mix produktów wpływa na zyskowność jego sprzedaży i ogólną wartość biznesu z danym klientem.
Podstawa do pracy kadry zarządzającej
Jak podkreśla Joanna Stachowska – Qlik to znakomita aplikacja do zarządzania – dziś już sobie nie wyobrażam spotkania z 30 kierownikami na którym omawiamy towary w poszczególnych magazynach, czy wielkość należności u każdego z kleintów. Oni mają być menedżerami, a do tego niezbędne są właśnie bieżące informacje. Firma rośnie tak szybko właśnie dlatego, że ludzie mają dostęp do informacji i sami są w stanie podejmować właściwe decyzje. Daje to również pozytywny impuls do zdrowej rywalizacji o lepsze wyniki. Qlik pozwolił również na wyeliminowanie „kominów” – wszyscy mają równe szanse.