Kryzysy w gospodarce zdarzają się regularnie – czasem mają przyczyny czysto ekonomiczne, czasem są to epidemie. Dla wielu firm to trudny okres, który może doprowadzić do utraty płynności finansowej. Warto wykorzystać stagnację, aby przeanalizować swoje źródła przychodów i kosztów.

Na co dzień nie mamy czasu, aby zgłębiać meandry przepływów finansowych, efektywność poszczególnych działów, pracowników, czy analizować zyskowność  poszczególnych produktów.

Dopóki kasa się zgadza…

W czasach prosperity większość przedsiębiorców skupia się przede wszystkim na zaspokojeniu popytu i dostarczeniu swoim klientom pełnej satysfakcji z zakupu. Zapewne każdy ma gdzieś „z tyłu głowy” bilans firmy i analizuje swoje finanse na podstawie danych które są łatwo dostępne. Księgowość, raporty kasowe, systemy CRM i dziesiątki innych programów dostarczają nieprzerwany strumień danych.

A ilość dostępnych informacji drastycznie wzrosła z biegiem lat. Niektórzy analizują je na kartce papieru, inni zaś w arkuszu kalkulacyjnym, czyli de facto korzystają z Business Intelligence w uproszczeniu ;).

Tradycyjna metoda wykorzystywania własnych odczuć, intuicji i łatwo dostępnych danych do podejmowania decyzji biznesowych staje się mało efektywna, zwłaszcza w sytuacji gwałtownych zmian na rynku. Na szczęście postęp technologiczny umożliwił firmom stosowanie systemów Business Intelligence (BI), które zbierają dane z wielu źródeł.

Czy warto zatem sięgnąć po zaawansowane rozwiązania jakim jest np. Qlik Sense?

W gruncie rzeczy BI czyli „inteligencja biznesowa” to ogólne pojęcie, które odnosi się do narzędzi, aplikacji i najlepszych praktyk umożliwiających analizę informacji wykorzystywanych w celu poprawy i optymalizacji wyników biznesowych i decyzji. Przekłada surowe dane na istotne i znaczące informacje, które umożliwiają wgląd operacyjny, i strategiczny w celu skutecznego podejmowania decyzji.

Arkusz kalkulacyjny jest tradycyjnym narzędziem stosowanym w biznesie, jednak dedykowane narzędzia BI oferują daleko bardziej zaawansowane funkcje analityczne. Dzięki szybszemu eksperymentowaniu z wizualizacjami, funkcjami statystycznymi i obliczeniami na wielu zestawach danych oraz możliwości uzyskiwania odpowiedzi „w locie” poprzez szybką rekombinację pól, oczywiste jest, że BI zapewnia znacznie lepszy wgląd niż arkusz kalkulacyjny.

Oprogramowanie do analizy biznesowej jest procesem, który gromadzi i analizuje dane w celu uzyskania z nich przydatnych informacji. W ten sposób otrzymujesz właściwe informacje, we właściwym czasie, dzięki czemu podejmowanie decyzji jest trafne i niezawodne, ponieważ jesteś informowany i wspierany przez liczby i analizy.

Co niezwykle istotne rozwiązania Qlik to nieomal samoobsługowe narzędzia analityczne, do których można uzyskać dostęp i których można używać bez potrzeby posiadania wiedzy informatycznej. Udzielają odpowiedzi na temat kondycji i wydajności firmy, a także pozwalają identyfikować możliwości i trendy, aby pomóc w podejmowaniu decyzji opartych na informacjach. Innymi słowy, BI wyrównał szanse – również jako właściciel małej firmy możesz korzystać z narzędzi, z których korzystają także duże firmy, aby uzyskać wgląd w rynek, środowisko biznesowe.

Nie ma wątpliwości co do korzyści analizy biznesowej, jeśli chodzi o pomoc w zmniejszeniu kosztów, zwiększeniu przychodów, zminimalizowaniu ryzyka, przyspieszeniu procesów decyzyjnych. Oprogramowanie okaże się jednym z najważniejszych narzędzi również tam gdzie analizy są dokonywane niejako „w locie” na podstawie spływających danych w czasie rzeczywistym.

Może to być np. analiza zanieczyszczenia powietrza stworzona na podstawie danych z czujników rozmieszczonych na terenie kraju, czy jak w przypadku epidemii koronawirusa na podstawie danych z całego świata.

Wzrost przychodów

Rosnące przychody są jednym z najważniejszych celów przedsiębiorstw do mierzenia wydajności i rentowności firmy. Dlatego jest to kluczowy element oprogramowania do analizy biznesowej. Usunięcie barier między wieloma źródłami danych zapewnia również dokładne prognozy. BI daje dostęp do milionów danych bezpośrednio z aplikacji bez konieczności czasochłonnego przenoszenia danych.

Dzięki temu powstają raporty, które odzwierciedlają nie tylko to, co się wydarzyło i co się dzieje, ale także prognozują, co potencjalnie stanie się w Twojej firmie. Zebranie tych informacji pomaga przygotować i sformułować skuteczne strategie zwiększania przychodów i zapobiegania prawdopodobnym stratom. Ponadto oprogramowanie znajduje źródła o wyższych szansach na zwrot z inwestycji, analizując np. kampanie marketingowe.

Zarządzanie kosztami

Brak uporządkowanych finansów jest szczególnie niebezpieczny w czasach kryzysu. Posiadanie oprogramowania BI optymalizuje kontrolę i redukcję kosztów w celu poprawy wydajności operacyjnej. Określa obszary w Twojej firmie, w których można obniżyć koszty. Jednym z przykładów jest np magazyn i zarządzanie zapasami, które mogą być źródłem istotnych kosztów.

Qlik Sense korzysta z surowych danych, aby odpowiedzieć na pytania, które obszary w Twojej firmie, tworzą najwyższe wydatki i jak je rozpoznać. Marketing jest jednym z działów, które mogą wykorzystywać to podejście. Narzędzia BI określają, które kanały komunikacji przynoszą właściwe wyniki, analizując na przykład mailing i inne kampanie marketingowe. BI sprawdza się również w automatyzacji procesów sprzedaży, zakupów i analizie efektywności poszczególnych działów.

Eliminowanie pomyłek

Ryzyko pomyłek zazwyczaj jest powiązane z „czynnikiem ludzkim”. Tworzenie arkuszy kalkulacyjnych odbywa się ręcznie, więc mogą zdarzyć się przypadki wklejenia danych do niewłaściwej komórki lub wpisania wadliwej formuły. Wycinanie, wklejanie i tworzenie formuł to tylko niektóre z błędów, które mogą popełnić nawet wykwalifikowani użytkownicy. Ponieważ nie ma narzędzia do weryfikacji, identyfikacja i lokalizacja popełnionych błędów jest prawie niemożliwa. W konsekwencji może to prowadzić do błędnych wniosków przy analizie np. budżetu czy wynagrodzeń.

Brak kontroli dokumentów lub procesów powoduje również problemy z określeniem, kto utworzył arkusz kalkulacyjny, kto go zaktualizował, a także kiedy, dlaczego i jak to zrobiono.

Oprogramowanie Business Intelligence zapewnia rozwiązania raportujące z możliwością podłączenia do szerokiej palety źródeł danych i całkowicie redukuje ryzyko błędów na etapie wprowadzania danych.

Qlik Sense to łatwe w użyciu narzędzie, które pomaga analizować dane, często pochodzące z różnych źródeł. Dzięki zaawansowanym funkcjom i prostocie obsługi nie jesteś już zależny od IT w zakresie gromadzenia, przekształcania i analizy danych. Automatyzacja integracji zestawu danych, łatwość rozbudowy o nowe źródła danych, szybkie wizualizacje i łatwe do wdrożenia zabezpieczenia to jedne z wielu powodów, dla których Qlik Sense jest nieoceniony.